Наши проекты

Что выбрать для конференции?


Cегодня мы поговорим о том, без чего не обходится проведение любого делового мероприятия – о конференц-пакетах, которые предлагают ведущие отели российских регионов.

Конференц-пакет – это заранее сформированный комплекс услуг, упрощающий заказ и организацию конференций. В зависимости от места проведения он может включать в себя ту или иную совокупность услуг, среди которых аренда конференц-зала, звуковое, световое и видеооборудование, Интернет, канцелярские принадлежности, услуги переводчиков, организация обедов, фуршетов и кофе-брейков, в некоторых случаях проживание в гостинице и т. д. Конференц-пакет помогает приблизительно рассчитать бюджет всего мероприятия. Если в гостинице есть несколько конференц-залов, цена пакетов или отдельных услуг может варьироваться в зависимости от классности и площади помещений.

Звонок клиента, желающего провести деловую встречу в отеле, поступает в отдел продаж. Менеджер выясняет пожелания клиента, сроки проведения события. Далее нужно определиться, подходит ли клиенту предлагаемый конференц-пакет полностью или только один из его вариантов, или же требуются какие-либо дополнения к нему, а может, заказчик предпочитает сам выбрать нужные услуги.

Как правило, при заказе пакета существует система предоплаты. Но это отнюдь не означает, что все нюансы должны быть просчитаны заранее: пожелания клиента, возникающие в ходе работы, будут учтены отелем.

В Центре международной торговли Екатеринбурга и входящем в ЦМТ пятизвездном «Атриум Палас Отеле» под конференц-пакетом подразумевается аренда помещения и кофе-брейк плюс обед, фуршет или ужин. Кроме того, по требованию клиента предоставляется довольно внушительное количество сопутствующего оборудования (слайд-проектор, проекционный аппарат, проигрыватель компакт-дисков, флип-чарт и др.). Стоимость пакета зависит от конкретного зала, поскольку в отеле их несколько, а также от количества арендуемых часов. Так, день конференционной работы обойдется заказчику в сумму от 31 312 до 118 560 руб. в зависимости от выбранного помещения. Расценки на деловые мероприятия, связанные с арендой помещений, как правило, рассчитываются на день или полдня работы, при этом за день в одних отелях принимается 12, а в других 8 рабочих часов. В некоторых отелях, среди которых и «Атриум Палас Отель», возможна также оплата за час работы. Трансфер и услуги переводчика в «Атриуме» оплачиваются отдельно. Интернет же в ЦМТ предоставляется бесплатно.

Подобная же схема конференц-пакетов действует в пятизвездной гостинице «Мираж» в Казани. Диапазон цен составляет 10 800–23 400 руб. за полдня, 18 000–32 400 руб. за день. Все залы оснащены полным комплектом аудио-, видеооборудования: системой синхронного перевода, телевизорами, видеомагнитофонами, большими экранами, системой громкого вещания, кино- и мультимедийными проекторами и др. Также в эту стоимость входят по желанию клиента белый экран или флип-чарт, канцелярские принадлежности и минеральная вода для каждого участника. Другие средства для проведения мероприятий предоставляются за отдельную плату. Это, в отличие от предыдущего примера, касается и кофе-брейков. Именно такой вариант подхода господствует в большинстве региональных отелей: в пакет входит только аренда зала и все минимально необходимое, остальное заказчик выбирает и оплачивает отдельно. Клиенту предоставляется подробный перечень услуг и цен, из которого он выбирает нужное. Причем стоимость аренды, как уже говорилось выше, в большинстве случаев определяется продолжительностью работы конференции, а не количеством персон. Количество участников, если не считать выбора площади помещения, способного вместить должное количество людей, учитывается только при выдаче рабочих аксессуаров, заказе кофе-брейков и фуршетов. В этом отличие регионов от Москвы и Санкт-Петербурга, где под конференц-пакетом почти всегда подразумевается набор услуг на одного человека, а не на все мероприятие.

Пожалуй, единственным исключением является сочинский «Рэдиссон САС Лазурная» – один из самых престижных и роскошных отелей не только Черноморского побережья, но и всего Краснодарского края. В гостинице часто проходят конференции российского и международного масштаба. Среди MICE-возможностей, которые «Лазурная» активно предлагает своим клиентам, – программы проведения крупных мероприятий, team-building, инсентив-встречи и др. Возможно, именно поэтому здесь работает «московская» схема формирования конференц-пакета – все, в том числе арендная плата, рассчитывается исходя из количества участников.

В «Лазурной» предлагается конференц-пакет, который действует круглый год, исключая пик сезона – с 20 января по 25 апреля и с 1 октября по 25 декабря. В текущем году стоимость конференц-пакета составляет 69,5 евро на человека в день, включая все налоги. В стоимость включено проживание в стандартном двухместном номере, завтрак (шведский стол, меню из 45 блюд), приветственный коктейль, аренда зала для заседаний, один кофе-брейк, услуги центра здоровья (в том числе пользование банями, саунами, бассейнами и пляжем). Пожалуй, среди гостиниц российских регионов это наиболее широкий набор услуг, объединенных в едином пакете. Гостиница также готова к индивидуальному подходу: цена пакета может быть рассчитана на основе конкретных запросов.

По «региональной» схеме работают отели «Жемчужина» (Сочи), «Волна» (Нижний Новгород), «Президент Отель Уфа» (Уфа), «Октябрьская» (Екатеринбург), «Тюмень» (Тюмень), «Санта Ризот Отель» (Южно-Сахалинск) и многие другие. В некоторых из них существует понятие «формирование конференц-пакета». Причем в наиболее престижных отелях этот пакет может включать очень широкий набор услуг. Так, в Don-Plaza (Ростов-на-Дону) в пакет может войти изготовление рабочих наборов с символикой мероприятия (папки, ручки, блокноты, бэйджи), оформление зала, фото- и видеосъемка, аудиозапись, техническое обслуживание, юридическое сопровождение. Кроме того, в этом отеле предлагается огромный выбор бизнес-услуг, в том числе индивидуальный и коллективный трансфер, организация досуга и отдыха, рекламная и PR-поддержка. Понятно, что в таком случае цена пакета может варьироваться в довольно широком диапазоне.

Компания Heliopark Hotel Management, управляющая шестью отелями в регионах России, также придерживается принятой в регионах схемы: заказчик выбирает сам. При этом набор услуг очень широкий. Так, в отеле Old Estate (Псков) в пакет может войти, кроме аренды конференц-зала или комнаты переговоров (причем в аренду включен необходимый минимум аппаратуры), система синхронного перевода, система беспроводной конференц-связи, дополнительное оборудование, кофе-брейк, шведский стол, аренда ресторана, каминного зала, VIP-зала, услуги сервис-центра (факс, ксерокс, сканер, выход в Интернет), трансфер, пользование аквацентром. В отеле «Приморская» (Сочи) – аренда конференц-зала, оборудованного демонстрационными экранами, микрофонами и флип-чартами, или переговорной комнаты, сервис-центра, кофе-брейк, аренда ресторана, банкетное обслуживание, услуги анимации, живая музыка. Поскольку это курортный отель, к услугам гостей экскурсионные и лечебные программы, разнообразные развлечения. Возможен заказ трансфера.