Наши проекты

Наборы для конференций


Одной из важных составляющих при проведении конференции или какого-либо другого делового мероприятия помимо выбора конференц-зала, бронирования отеля, организации фуршета и т.п. является подбор и обеспечение участников встречи необходимыми аксессуарами.

Как правило, расходы, связанные с затратами на подготовку печатной и сувенирной продукции для участников конференции, стараются минимизировать. В отличие от новогодних и других праздничных подарков организаторы, за редким исключением, не планируют удивить участников дорогими презентами. На конференции достаточно соблюсти достойный уровень организации с учетом специфики и участников мероприятия.

Из обязательных предметов в стандартный типовой набор для конференций входят ручка (около 5–10 у.е.) и блокнот небольшого формата (3–5 у.е.). На пластиковую ручку логотип наносится с помощью тампопечати, на металлическую – гравировкой. Если логотип компании в оригинале многоцветный, то при изготовлении клише имеет смысл свести цвета к одному, максимум двум, чтобы не повышать стоимость ручек. Так как в конференциях участвуют в среднем 100–200 человек, продукцию заказывают небольшими тиражами, от чего стоимость нанесения логотипа относительно высокая. Иногда нанесение логотипа на 150 ручек может сравняться по цене со стоимостью нанесения на 300 ручек. И тогда заказчику выгоднее взять большее количество изделий.

Кроме блокнота и ручки, основное наполнение конференционной папки составляет различная полиграфическая продукция. Иногда это довольно объемный набор документов: отчеты, пресс-релизы, рекламные документы, план докладов и т.д., которые будут вкладываться в пакет, папку, сумку, портфель. В дополнение к этому на оставшиеся от спланированного бюджета деньги набор комплектуется сувенирной продукцией. Это могут быть, например, брелоки, игрушки (головоломки), майки, кепки, кружки, любые тематические сувениры. Не советуем экономить на качестве пакета. Пакет плохого качества легко порвется или деформируется, что неизбежно вызовет негативную реакцию в адрес устроителей. Для большей уверенности рекомендуем заказать сумку или портфель. Если организаторы хотят, чтобы портфель не был выброшен сразу после конференции, то нежелательно размещать на нем рекламные надписи и логотипы крупным шрифтом. Чем дороже продукция, тем более незаметным должен быть логотип. Лучше, чтобы он был размещен во внутренней части портфеля.

Пластиковый портфель стоит около 100 рублей. Непромокаемая сумка через плечо (текстильный портфель) – самый бюджетный вариант среди портфелей – обойдется примерно в 10 у.е. С нанесением логотипа цена на него может вырасти до 15 у.е. В среднем стоимость текстильных портфелей ограничивается 20 у.е.

Около 70% наборов для конференций заказывается просто с пластиковой папкой или полиэтиленовым пакетом, иногда с бумажным, но это более дорогостоящий вариант (3–5 у.е.), поскольку при его изготовлении почти полностью используется ручная работа. Бумажный пакет, как правило, заказывают для наиболее важных конференций, когда организаторы считают несолидным упаковывать всю документацию и подарки в обычный полиэтиленовый пакет.

Более представительные портфели – из кожи или кожзаменителя. Хорошего качества кожаный портфель сам по себе уже является подарком. Но используют их на конференциях довольно редко – чаще предлагают в качестве персональных подарков. Также дороги портфели из хороших кожзаменителей, которые комбинируются с текстилем. Такой портфель может стоить 50 и 100 у.е., что вплотную приближается к стоимости кожаного изделия. За границей наибольшей популярностью пользуются именно комбинированные портфели из синтетики. К натуральным кожаным изделиям там относятся с предубеждением.

Часто для бизнес-подарков заказывают визитницы. Они существуют двух типов. Это так называемый «карман» – металлический, кожаный или текстильный, с двумя отсеками для своих и чужих визиток. Чехол, или «карман», для визитных карт лучше заказывать из текстиля, кожи или металла. Стоимость металлической визитницы обычно укладывается в 150 руб. Кожаные подороже – от 300 руб. Персональные визитницы из кожзаменителя не дарят – это считается дурным тоном, так как от частого использования они быстро приходят в негодность.

Настольные визитницы: на три визитки в высоту как минимум или папки с кольцами со сменными блоками как максимум. Их уже можно заказывать из кожзаменителя, так как они просто лежат на столе и, следовательно, меньше эксплуатируются. Папка для визиток из кожи реже входит в стандартный набор, поскольку дороже в изготовлении.

Дополнительный бизнес-сувенир может быть любым, все зависит от желания и бюджета заказчика. Компактный дорожный набор со щеткой и кремом для обуви; нагрудные кошельки для документов, текстильные или кожаные; часы-будильник с мировым временем; брелок-открывалка и т.д.

Если конференция планируется накануне какого-нибудь праздника, например Нового года, то уместно положить в пакет сувенир с новогодней символикой. Например, елочный шарик с логотипом, брелок в виде елочки, звездочки, снежинки, который можно использовать и как брелок, и как украшение на елку. Та же бутылка шампанского с символикой конференции (о вариантах оформления бутылок мы писали в предыдущем номере). Если тираж не очень большой, можно заказать полиграфическую этикетку простой формы, самим ее вырезать и наклеить на бутылку. Это самый простой вариант украшения бутылки.

Не обязательно тратить деньги на декоративные предметы, которые вряд ли пригодятся участнику. Деньги, потраченные на улучшение основной составляющей набора, тех же ручек или блокнота, имеют больше шансов «окупиться», ведь привлекательной и удобной ручкой будет приятно пользоваться и после конференции.