Наши проекты

Москва – город конгрессов


На сегодняшний день бизнес-поездки заняли прочное место в международной туриндустрии – доля деловых туристов составляет 20-30% в общем объеме продаж, на них приходится более половины финансового оборота в отрасли. Принимая во внимание тот факт, что в международных рейтингах по привлекательности в сфере развития бизнеса Москва год от года быстро продвигается вверх, становится ясно, что спрос на проведение деловых мероприятий в российской столице будет стремительно расти.

Все ведущие московские гостиницы активно предлагают свои услуги в проведении совещаний и конференций. За последние два года в этой сфере произошли кардинальные изменения. Рост загрузки конференц-залов отмечают практически во всех гостиничных предприятиях города. Так, в гостинице «Рэдиссон САС Славянская» в 2004 г. востребованность подобных услуг увеличилась не менее чем на 40%. Практически двойное увеличение спроса за последние четыре года отмечено в гостинице «Гамма-Дельта». Более тысячи деловых мероприятий было проведено в прошлом году в «Бизнес-центре на Кутузовском» при гостинице «Украина». Некоторые гостиницы, проанализировав ситуацию на рынке, отметили выгодность крупных конгрессных мероприятий и приступили к модернизации своих площадей, рассчитывая пополнить их конференц-залами вместимостью от нескольких сотен гостей. Например, гостиница «Националь» весной 2005 г. откроет зал более чем на 300 человек.

Среди пятизвездных гостиниц, наиболее востребованных для проведения конгрессных мероприятий, специалисты выделяют «Балчуг Кемпински», «Марриотт Гранд Отель» и «Рэдиссон САС Славянская». В последнее время значительно усилил свои позиции «Арарат Парк Хаятт». Из четырехзвездных гостиниц особенно популярны «Ренессанс», «Новотель Москва Центр», «Космос», «Украина», и «Катерина-Сити».

Сегодня на московском рынке конгрессных услуг востребованы самые различные форматы деловых мероприятий. Например, в гостинице «Космос» обслуживают не только переговоры, семинары, конференции, презентации, тренинги и конгрессы, но и съезды, форумы, фестивали, концерты, киносеансы, выставки и, конечно, банкеты и фуршеты. Среди новых видов мероприятий здесь выделяют семинары и небольшие выставки. В компании «МААН», объединяющей два гостиничных комплекса – «Академическая» и «Узкое», отмечают значительно возросший спрос на проведение тренингов для персонала или дистрибьюторов компании – это сейчас одна из динамично развивающихся форм конгрессных услуг. Увеличение спроса на залы для подобных мероприятий отмечают в «Советском» и «Новотеле Москва Центр».

Деловой туризм также приносит гостиницам высокие прибыли. Обслуживание мероприятий позволяет получать доход одновременно по нескольким статьям – аренда, проживание, питание и т.д. Например, в «Бизнес-центре на Кутузовском» в 2004 г. выручка от аренды залов увеличилась на 73%, значительно возросла загрузка гостиницы «Украина».

Заказчиками конференц-услуг примерно в равных долях являются российские и зарубежные коммерческие организации. В «Рэдиссон САС Славянской» большая часть заказов – порядка 70% – приходится на семинары или конференции, проводимые представительствами иностранных компаний в России, отечественными компаниями или российскими рекламными агентствами. Оставшуюся часть составляют мероприятия, проводимые иностранными агентствами – профессиональными организаторами конференц-мероприятий – или иностранными компаниями. В «Новотеле Москва Центр» большая часть запросов поступает от зарубежных компаний и их российских филиалов или партнеров. В «Космосе» в целом наблюдается тенденция к снижению доли чисто российских конференций и увеличению доли смешанных мероприятий. И хотя состав конечных потребителей может сильно варьироваться, заказчиками в большинстве случае выступают все-таки российские организации. Они весьма активны на рынке проведения конгрессных мероприятий, и гостиницы отмечают все возрастающее количество заказов с их стороны.

Заказывать проведение мероприятия в гостинце можно как напрямую, так и через посреднические компании. У каждого из вариантов есть свои преимущества и недостатки. Посредническая компания, обычно имеющая солидный опыт организации самых разных мероприятий, способна заранее учесть все нюансы будущего заказа и предотвратить накладки. Однако контакт заказчика с местом проведения не будет оперативным, и какие-то детали могут «потеряться» в процессе общения. В случае обращения напрямую заказчик может выиграть в цене, но проявить недостаточный профессионализм при подготовке мероприятия. В последнее время изменения в конъюнктуре заказчиков отмечают в гостинице «Гамма-Дельта», где ранее бронирования поступали большей частью через посредника, а сейчас наметилась четкая тенденция работы корпоративных клиентов напрямую с гостиницей. Здесь это объясняют системой поощрений и дополнительных скидок для корпоративных клиентов. В гостиницу «Космос» также большая часть заказов (до 70%) поступает напрямую. Эту тенденцию объясняют тем, что в услуги отдела продаж входит не только техническая передача информации от службы к службе, но также содействие и соучастие профессионалов в планировании события, консультирование по вопросам оптимизации заказа. Хотя здесь же отмечают и рост количества заказов от посреднических компаний. В «Президент-отеле» соотношение между прямыми заказчиками и посредническими компаниями составляет 75% на 25%. Многие гостиничные предприятия имеют договоры с корпоративными туристическими агентствами, которые, в свою очередь, обслуживают крупные компании. Некоторые отели сотрудничают с event-агентствами. Так, в числе постоянных партнеров «Бизнес-центра на Кутузовском» – специализированные компании «Интерконгресс», STI, BSI, «Инсентив Групп «Инна Трэвел», A.G. Travel-99. В целом сотрудничество напрямую с клиентом получило большее распространение в столичных отелях.

Чем масштабнее мероприятие и шире география участников, тем большая работа проводится по их информированию, больше затраты времени на подготовку и организацию. Поэтому крупные мероприятия бронируются заранее – за год и более, особенно в преддверии больших международных событий или новогодних праздников. За полгода рекомендуется планировать мероприятия для 200 человек, от трех до шести месяцев – мероприятия среднего масштаба, за два месяца – для небольших групп. Встреча нескольких участников может быть забронирована буквально за день. Пики бронирования – это активные рабочие месяцы с февраля до мая и с сентября по декабрь. В январе, мае и августе отмечают спад деловой активности, а лето – традиционный сезон обслуживания туристических групп.

Высокий спрос на проведение конгрессных мероприятий в гостиницах Москвы диктует условия сотрудничества между заказчиками и отелями. Как правило, гостиницы предлагают несколько вариантов оказания конференц-услуг, и компания может выбрать либо набор отдельных позиций, либо конференц-пакет, который включает все необходимое: аренду помещений, питание, дополнительное оборудование и прочее. Пакеты могут быть рассчитаны как на полный день, так и на полдня, включая или исключая ту или иную услугу. Поощрение клиентов, как правило, выражается в бонусной программе или в комиссии и зависит от размера и стоимости мероприятия. На размеры скидок также влияют загруженность залов в дни планируемых мероприятий, и то, насколько плотно гостиница сотрудничает с партнером. Скидки на аренду предлагают «Рэдиссон САС», «Космос», «Президент-отель» – здесь кроме стандартных тарифов для постоянных клиентов существует возможность заключить договор и арендовать залы по сниженным корпоративным тарифам – разница будет составлять от 10 до 20%. В качестве поощрения распространяются дисконтные карты и сувенирная продукция. Постоянным клиентам с большими объемами заказов делает скидки гостиница «Националь». Она же использует фиксированную цену на проведение конференций, которая варьируется лишь в зависимости от продолжительности мероприятия – день и полдня. «Бизнес-центр на Кутузовской» для укрепления клиентской базы и поощрения постоянных клиентов не только предоставляет конференц-пакеты и скидки для постоянных клиентов (от 10%), но и осуществляет информирование и рекламное сопровождение. В низкий сезон скидки на услуги бизнес-центра достигают 20%.

Некоторые отели не предусматривают специальных условий клиентам, но делают постоянным гостям небольшие подарки, как, например, отель «Советский», который может предложить бесплатный торт для торжества или шоу-программу ресторана «Яръ» во время больших праздников. Гостиница «Гамма-Дельта» также не предоставляет специальных цен на конференц-услуги, но предлагает постоянным клиентам спецтарифы и скидки на проживание. Например, при заказе аренды конференц-зала, оборудования и питания предоставляется 20%-ная скидка на размещение. Пакетное предложение несколько лет назад внедрялось в гостинице «Узкое», но практика показала, что клиентам более удобны ценовые предложения по каждой из позиций, и теперь специальных скидок на конгрессные услуги гостиница не предлагает. Но программа поощрения клиентов все же разрабатывается.

Одна из наиболее востребованных дополнительных услуг – проживание. Многие компании предпочитают проводить различные семинары и тренинги непосредственно в отелях, стараясь не только разместить участников из разных регионов в одном месте, но и избежать временных накладок, связанных с перемещением по городу. Организация дополнительных обедов, ужинов и банкетов – также необходимая часть проведения многих конгресс-мероприятий. Некоторые заказчики делают также запросы на развлекательные услуги – боулинг, дискотеку и пр. Большинство гостиниц имеют возможности организовывать экскурсии, трансферы, предоставлять гидов и пр.

Развитие сектора конгрессных услуг в отельном бизнесе оценивается большинством гостиниц более чем оптимистично. Но несмотря на бурное развитие инфраструктуры – реконструкцию и создание новых современных бизнес-центров в отелях, рынок ощущает нехватку конференц-залов и специализированных конгрессных-центров. По данным независимых экспертов, активный рост спроса на аренду залов в Москве будет продолжаться до 2008 г.